Software per la gestione del flusso di approvazione di ordini e fidi

Indice gestione ordini e fidi

• Perché è importante gestire il fido?
• La comunicazione tra sede e forza vendite
• Avere sotto controllo le decisioni prese
• Gestire le variazioni nel rapporto con il cliente
• Approver: l'applicazione web per la gestione del flusso di approvazione di ordini e fidi
• Quando utilizzare Approver?
• Quali i vantaggi per il credit manager?

Perché è importante gestire il fido?

La gestione del fido è un'attività di fondamentale importanza per ogni azienda. Avere sotto controllo l'esposizione verso i propri clienti è imprescindibile per:

• Ridurre i costi operativi dell'ufficio crediti
• Limitare i costi relativi alle pratiche legali
• Contenere le future perdite su crediti

È quindi necessario valutare la solvibilità e l'affidabilità del proprio parco clienti.

Ogni azienda mira a limitare il rischio di credito e per poterlo fare le viene in aiuto uno strumento: il fido, che rappresenta il massimo rischio che l'azienda è disposta a sostenere nei confronti di un cliente.

Ci teniamo a ricordare che il fido è frutto di numerosi fattori ma tre sono i più importanti:

• le vendite che il cliente è in grado di generare
• i termini di pagamento concessi
• il rating di affidabilità del cliente

Migliore è il rating, maggiore è il rischio che sono disposto a sostenere.

Difatti voglio dare fiducia ai clienti più meritevoli e limitare i rischi con quelli meno affidabili.

La comunicazione tra sede e forza vendite

Soprattutto in fase di acquisizione di un nuovo cliente, le ‘percezioni/informazioni' raccolte dal venditore sono a volte importanti quanto le banche dati ufficiali.

Il Credit Manager deve quindi basarsi su dati di bilancio, presenza di protesti, procedure etc etc (tutti dati forniti da banche dati ufficiali) ma anche (soprattutto per le situazioni più ‘impegnative') sulle informazioni ufficiose dei venditori, in particolare nel caso siano affidabili professionisti con lunga esperienza nel settore. Tutte queste informazioni devono poi essere raccolte e conservate.

Avere sotto controllo le decisioni prese

Il Credit Manager si trova quindi a:

• Valutare la situazione di diversi clienti, alcuni per importi minimi, alcuni per importi rilevanti
• Analizzare le banche dati ufficiali
• Raccogliere le informazioni ufficiose
• Richiedere l'autorizzazione in azienda per i fidi più significativi (sulla base delle deleghe ricevute)
• Tenere memoria delle decisioni prese

Questa attività può diluirsi su più giorni, ad esempio quando si attende il parere del CFO o del CEO per fidi particolarmente importanti, e viene generalmente gestita per mail.

Spesso la situazione tipo è quella in cui il Credit Manager si trova dopo un anno a chiedersi perché a un determinato cliente sono stati dati 100.000 euro di fido.

Gestire le variazioni nel rapporto con il cliente

Per una corretta ed efficace gestione dei clienti e limitazione del rischio, lo stesso approccio deve essere applicato anche a tutte le variazioni nelle condizioni applicate al cliente, quali:

• Ordini relativi a commesse particolari (che ad esempio comportano la produzione di prodotti personalizzati non rivendibili ad altri)
• Incrementi/decrementi del fido
• Attribuzione di fidi temporanei
• Variazione delle condizioni di pagamento

Ovviamente questa attività aumenta la mole di informazioni da gestire e tracciare da parte dell'ufficio crediti.

Una soluzione web per la gestione del flusso di approvazione di ordini e fidi

M&GF Project ha sviluppato la piattaforma software Approver per la gestione di fidi e ordini, che può essere utilizzata da sola o integrata con SpeedUp, ed è pensata sia per gestire clienti nuovi che acquisiti.

La logica alla base del funzionamento di Approver prevede l'attivazione di un workflow di approvazione, costituito da vari livelli, ogni volta che il fido viene inserito dagli utenti abilitati.

I punti di forza di Approver si possono riassumere in:

• capacità di gestire e tracciare tutte le richieste della forza vendite
• accesso in mobilità da ogni dispositivo
• ruoli e visibilità differenti per ogni utente

Quando utilizzare Approver?

Pensiamo al caso di un'azienda che vende prodotti alimentari in tutta Italia. Ogni mese i suoi 50 venditori acquisiscono potenziali nuovi clienti per i quali è necessario:

• Ipotizzare un fido;
• Verificare il rating di affidabilità del cliente sulle banche dati ufficiali;
• Richiedere l'approvazione del fido per quei clienti che, sulla base della credit policy e del livello di affidabilità attribuito, richiedano un ‘passaggio' di validazione da parte dell'area manager, o dell'ufficio crediti o, per le situazioni più impegnative, addirittura dal CFO o dal CEO;
• Tracciare le decisioni prese e le motivazioni che hanno portato a determinate scelte.

La stessa attività sarà presumibilmente ripetuta in caso di:

• Incrementi del fido
• Variazione dei termini e delle modalità di pagamento
• Approvazione della vendita di nuove linee di business
• Ordini straordinari (acquisti momentaneamente superiori alla media per fiere, feste, situazioni estemporanee)
• Etc, etc

Gestire e tracciare tutte queste attività su potenzialmente centinaia di clienti con le mail significa inevitabilmente perdere il controllo sulla situazione.
Approver consente di gestire il processo e archiviare tutte le informazioni correlate.

Quali i vantaggi per il credit manager?

L'utilizzo di uno strumento come Approver semplifica e velocizza le attività del Credit Manager, il quale può:

• avere sotto controllo le decisioni della forza vendite grazie alla visione in tempo reale delle attività svolte;
• avere memoria delle cause che hanno portato a certe decisioni, ad esempio il motivo per cui è stato attribuito un determinato fido a un cliente in un determinato momento;
• tenere traccia delle persone coinvolte e delle approvazioni concesse/negate, ad esempio nel caso in cui siano cambiati i credit manager o i CFO in azienda o semplicemente si siano dimenticate alcune attività.